2025 時間管理四個減法技巧 讓你過得更有意義：Notion 免費模版下載
2024 年過去了，每一年，我對「時間」都有新的體悟。這次，我想聊的時間管理，不只是「排得滿滿當當」，其實是有更重要的事。
嘟嘟嘟… (電話又響起)
正在趕下午的報告，手指飛快敲著鍵盤，卻被電話鈴聲打斷。
在辦公室裡一共有 16 台電話，我可以用 81.2167% 的機率，我能猜中是哪台響了。
這是一個完全沒用的「超能力」。
「研發你好，我是 Oscar 。」電話那頭傳來 300 號的聲音。
「來我辦公室一下」
「是的，總經理。」
電話那頭，是 300 號內線——老總找我。
掛掉電話，我簡單收尾手邊的工作，帶著筆記本起身離開座位。心裡想的是，為什麼我的椅子和我這麼開心，卻總有人硬要拆散我們的美好時光。
這大叔以前上班常見的情況，無法專心、工作常常被中斷，效率不好，讓專注時間不斷被瓜分，導致進度被延宕或是品質下滑，最後發現其實每個人工作品質都不高。
我常在想，要怎麼做好時間管理，提高工作效率，當個萬能的工具人。
有一天你會明白，當個「努力」工作加薪升職的人，不如一個很會抱大腿的人。
千萬不要誤會，我不是說努力工作不好，而是努力錯方向。
有時候我被問到怎麼管理自己的時間。廣義來說，時間管理可以幫助你充分利用時間、提高生產力，並減少壓力。
通過設定目標和期限、將任務分解為可管理的部分，並安排定期休息，你可以確保你正在有效地利用時間。
所以時間管理其實是一種技巧、方法。
但是如果你努力方向是錯的，還想通過時間管理，會不會錯得更誇張。例如說，你努力上班給家人更好的生活品質，所以學習「時間管理」解決你效率不彰，讓時間利用更充分，但這無法解決老婆抱怨你都沒空陪她。
時間管理是什麼?
大部分人談到時間管理，想到的都是 「做更多事」。
但，真的是這樣嗎？
有個故事很有趣。美國執業臨床心理醫師『陳永儀』，曾在在美國西點軍校擔任領導力及行為科學系教授，她曾經在節目上分享西點軍校的故事。
她說她曾經看過一位學生，鼻子受傷來上課，於是問他怎麼了，同學說上一節拳擊課，結果鼻子被打斷了。但規定鼻子斷了不能是算曠課理由，所以只能乖乖來上課，更慘的是醫生放假了，3 週後才能看診。
她也表示美國西點軍校的學生，功課多到 24 小時不睡都做不完，為什麼學校要這樣要求學生呢。其實學校的重點不是讓他們真的做完所有事，而是學會分清楚哪些事最重要。(相關影片內容)
這故事直戳重點：
事情永遠做不完，時間永遠不夠用，時間問題不在於「如何做更多事」，而是「要做對的事」。
所以，時間管理的本質是什麼？
如果人生就是一段時間，管理好你的人生，就是管理好你的時間。所以別將寶貴的時間都用在工作上，工作只是生活的一部份，更重要的是利用時間來創造更多人生價值。
例如說，安排優先順序，讓有意義的事件先行，讓不重要、不想做的事不要浪費了我們的時間。
時間，該留給讓你覺得有意義的事。這，才是真正的時間管理。
4 個減法時間管理法則
2024 年，我在花蓮住了一年，後來又到清邁住了兩個月。遠離城市的生活，讓我更明白：唯有在時間中留白，才能為生活塗上色彩。
對於將時間用好用滿的人，像是西點軍校的例子，我覺得他們很偉大，但不是每個人都可以這麼偉大，至少我做不到。
加上去年經歷地震、也住過院，特別在住院的時候，大多數的時間都是看著天花板發呆，我問自己：「如果今天是我的最後一天，要做什麼?」
如果人生是一段時間，在這段時間，做什麼會讓你覺得充滿意義?
下面是我的時間管理心得，減法哲學四步驟，讓你把時間花得值得。
▼ 2022《千萬別抬頭》劇照：最後的晚餐
一、專注：只做重要的事
如何找出找出最重要的事?
可以參考我們巴菲特爺爺的方法：”25-5 法則”。
有一次，巴菲特與他的私人飛行員麥克斯·施密茲（Mike Flint）聊到人生目標，巴菲特提出了一個簡單但深刻的方法來幫助麥克斯找出真正的優先事項。
巴菲特讓麥克斯列出他人生中最重要的 25 個目標，然後要求他選出 5 個「最重要的」。
麥克斯以為接下來要優先完成這 5 件事，但巴菲特的建議卻更進一步，其餘的 20 個目標，不只是次要的，而是「必須放棄的」。
在我們這個充滿干擾的時代，每個人都面對無數選擇。滑手機、追劇、無意義的社交活動，這些「次要目標」看似無害，卻可能悄悄吞噬我們的時間。
這背後反映了一個簡單的道理：
「專注不只是選擇要做什麼，更是決定不做什麼。」
當你明白時間是有限性，如果你什麼都想抓住，最終會什麼都抓不住。只有果斷選擇、勇敢放手，才能真正掌握人生的方向。
試著問問自己——什麼是你生命中「必須專注」的那五件事？
專注不是一件事，而是一種態度
二、寫下：把腦袋的事，交給紙筆
我們的大腦，是為了生存而設計，並不擅長處理複雜的現代任務。
所以，別信自己能記住所有事。我們需要簡化問題的機制：「寫下來」是最簡單又有效的方式。
例如說，使用行事曆或是用待辦清單，光是有使用行事曆和沒有行事曆的人，就會有明顯的效率差別。
寫下的形式有很多，像是行事曆、 Check List 或是子彈筆記，都可以被解懂成時間管理的一種方式。
總之，我習慣是使用 Notion 來做時間和目標管理。唯有自己把腦袋的雜事「寫出來」，才能空出心力，專注在當下。
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三、量化：用數字看清進度
現代人不喜歡談戀愛，因為總覺得愛情不可靠。
「我愛妳。」
「你有多愛我？」
「呃……很愛很愛……」
這樣的答案總是讓人抓狂，因為沒量化，聽起來就不可靠。
其實管理時間也是一樣，你需要量化進度，才能知道效率如何。
所以有一個具體的數字，會讓我們明白有沒有好好認真執行。像我喜歡用「番茄鐘時間法」：每 25 分鐘專注一件事，休息 5 分鐘，再繼續下一輪。
利用這樣的時間切割來制約我們做好手邊的事，拒絕任何分心的工作，這樣可以有效地提高專注力。
在 2013 年微軟的研究報告 Attention Spans 指出一個驚人的事實，研究表示人類專注力只有 8 秒鐘而且有逐年減少的趨勢。
簡單來說，我們極容易分心。所以為了提高效率，我們需要不被打擾的時間，設計一個「我是老大時間」，在這段時間內，只服務自己，誰叫我們是老大。
這裡有個建議，請試著記錄完成的番茄鐘數，看看哪件事最耗時、哪件事進步最快。量化的數字，就是進步的證據。
例如說，我使用 Notion 的 Chart View 記錄番茄鐘數量，精準地抓出每次任務大概會我花幾個「單位時間」，有助於我在分配時間和使用上更加有效率。
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四、留白：刻意打造慢生活
2024 年，我最大的感受是：「我太急了。」
應該要為生活多留白一點，有朋友聽到我覺得應該還要再慢一點，他們真的嚇死。
反正，留白計畫是一種時間管理策略，其主要目的是在日常生活和工作中刻意留出一些時間。主要目的是提醒我們要休息，當我們的生活和工作都過於繁忙，往往難以找到時間去放鬆和恢復。
所以這些「空白」時間可以用於休息、思考或進行沒有明確目標的活動。
2024 年有個深刻的想法，人生不是馬拉松。不是所有的人都在同一個方向上，用同樣的步伐努力奔跑。成功不是比誰跑得更賣力、更辛苦、更能吃苦。而是誰能更快地找到那條正確的路，找到抵達「正確」的終點。
去年我網站轉型、流量下降，讓我焦躁不已。急著嘗試新方向，卻越忙越迷茫。所以當你已經陷入了馬拉衳式的人生時，或許應該抬起頭來看看，是不是你對人生的理解有誤。
在我閱讀一些書籍後，我發現我們對於人生「成功」的定義太狹窄了，總覺得人生就要是越努力才會越成功。
而留白要來用提醒自己留出一些時間，這段時間，不做計畫，只用來休息、思考，或者什麼都不做。
留白提醒我們：慢下來，才能看清楚。
推薦大家可以聽聽人類大歷史的作者，對於用冥想來留白的看法。
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如何打造自己的 Notion 時間管理模板
親愛的，看完上面的時間管理技巧，也許你會發現，時間管理重點在於這兩件事情上：
時間管理 = 專注 x 做選擇
簡單來說，就是專注在最重要、最有意義的事情上，並使用工具提高效率和完成目標的機率。在過程中不時提醒自己休息和調整方向。
如何實踐時間管理技巧呢？
- 專注：首先列出你的目標清單，並篩選出最重要的 3~5 個，並將其它選項徹底放入不做清單
- 寫下：將清單記錄下來，將行動寫到行事曆中，並製作目標清單。
- 量化：使用番茄鐘打造「我是老大時間」，並記錄到筆記中。
- 留白：為自己建立獎勵的留白時間，並寫在筆記裡提醒自己。
時間管理不是天生就掌握的技能，它更像是後天長期鍛鍊的結果，請想像自己是一家公司的老闆，你正在建立一套可以長期經營的公司流程，而自己就是公司唯一的員工，如何讓員工開心又有效率的上班是你的挑戰。
打造自己的 Notion 時間管理模板
接下來我們實際使用 Notion 設計時間管理計畫表，依 4 個減法時間管理法則來設計。
不會太複雜，5 分鐘而且，看下去吧!
Step1. 專注：25-5 法則
開啟一個 Notion 的新頁面，寫下 25 個目標，並使用巴菲特爺爺的 25-5 法則。將目標分成兩類。
- 五個專注的目標
- 二十個避免的目標
Step2. 安排行事曆
設定專注目標後，我們要嘗試將目標的行動，寫下來，寫到行程曆中。
我們努力將每天的計畫都完成，將時間專注在最重要的事情上，並有效率的利用每天的時間。
關於如何將目標變成微小可行的行動，可以參考我的文章 2025 如何打造年度計畫？從目標到執行( Notion 免費模版下載) 。
Step3. 番茄鐘
接著，建議大家需要專注時間的時候，打開番茄鐘，現在專注的 APP 或是方式很多，就算是使用 Notion 也可以使用這種 25 分鐘倒數計時的工具。
如果你不在電腦前面，也想要嘗試番茄鐘管理法的話，你可以使用手環或是短慧手錶，設定個 20-25 分鐘的倒數計時，讓自己專注完成一項工作，無論是健身運動或是閱讀寫作，讓自己進入靜心專注的狀態。
進階作法：你可以試著將完成的番茄鐘記錄下來，追踨自己的習慣，為自己建立以專注時間為目標的 KPI，專心本身就是一種好習慣，越專注生活就越是有效率。
但別忘了，留一下時間給自己和重要的人。
Step4. 留白時間
2024 我最強烈的感受就是「我太急躁了」，去年網站的流量大減，苦心經營的網站面臨轉型，過去由於是一人創業，總覺得要更加努力，才有辦法在市場上存活。
心態上可能有點煩躁，嘗試不同的創作路線，總覺得自己不足。在閱讀「人類大歷史」的時候，我理解人類其實一直在犯錯而不自知。
我們定義的成功，並不是從狩獵轉換成農業，很有可能陷入不正確的思維：「人生越努力越可能成功」
這很有可能是我們自我安慰的方式。
既然努力和成功不成正比，讓生活慢一點，多留一點空間。也許我就不會跌倒開刀，如果再慢一點也許我更能感受生活的美好。
請寫下你的留白時間，最好寫入行事曆。
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心得 & 總結
「時間管理，不是用來壓榨自己，而是用來創造更多的人生價值。」
其實時間的重要性我們從小就懂，寫作的時候也常說「光陰如梭」，但真的好好利用時間的人卻很少，
我曾經做過一個實驗，我想知道怎麼將時間發揮到最大，將重心放在：
- 最低睡眠時間
- 最高工作效率
- 減少無意義活動
所以我設計一個套工作流程：工作 2.5 小時後快速睡眠 30 分鐘，然後晚上 10 點上床睡覺 4.5 小時，所以會在 2 點半起床。
這實驗持續幾個月的時間，高壓工作自然會有高產出，這是我人生中最長將時間用好用滿、產能最高的時刻，但卻是我一生最不想回憶的日子。
如果你真心想要將時間用好用滿，就要將時間管理做的像是「課表」。對! 就是課表! 唯一的差別就是課程上的內容，由我們自己安排。
你可以嘗試將 100 個人生清單寫下，並放入你的課表裡，你會發現一天只有 24 小時是遠遠不夠的。
如果你時間用在錯誤的地方，幾年後你發現，那時候做的事情，現在看來一點也不重要。大家有聽過娜娜嗎?
「年銷量是別人的10倍！超業娜娜靠四大時間管理術賣出8,800輛車」- Cheers。我怕還沒成為娜娜，就先 Sa Yo Na Na。
人生很短，所以寶貴。把時間花在對的事上，把心留給重要的人。
免費下載：2025 Notion 時間管理模板